ELABORACIÓN DE TABLAS Y GRÁFICOS

OBJETIVO: Utilizar la aplicación de tablas y gráficos en el programa de Microsoft Excel para el desarrollo de cálculos, trabajos estadísticos y análisis de información.

CONTENIDOS:
-CONSTRUCCIÓN DE LISTADOS
-APLICACIÓN DE TABLAS
-ELABORACIÓN DE GRAFICOS

TABLAS QUE SE PUEDEN GENERAR EN EXCEL

Para que la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados sea más fácil, puede activar un intervalo de celdas en una tabla de Microsoft Office Excel (antes llamadas listas de Excel). Una tabla normalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo a las que se ha aplicado un formato de tabla. Con las características de una tabla, puede administrar los datos de las filas y columnas de la tabla de forma independiente a los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

Una tabla puede incluir los elementos siguientes:

Fila de encabezado    De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla tiene activado el filtrado de la fila de encabezado para que pueda filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.

Filas con bandas    De forma predeterminada, se ha aplicado un sombreado alterno (o bandas) a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas    Al introducir una fórmula en una celda de una columna de tabla, puede crear una columna calculada en la que esa fórmula se aplica de forma inmediata a todas las otras celdas de esa columna de tabla.

Fila de totales    Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporciona acceso a funciones de resumen (por ejemplo, la función promedio, contaro sumar ). Una lista desplegable aparece en cada celda de la fila total para que puede calcular rápidamente los totales que desee.

Controlador de tamaño    Un controlador de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla le permite arrastrar la tabla hasta el tamaño que desee.

¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DE EXCEL?

Para facilitar la entrada de datos en Excel o limitar las entradas a determinados elementos, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de celdas que se encuentren en otra parte del libro. Cuando crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha. Para escribir información en dicha celda, haga clic en la flecha y luego haga clic en la entrada que desee. Una lista desplegable no es lo mismo que un cuadro de lista o cuadro combinado.

FUNCIÓN DE LOS GRÁFICOS

Al ejecutar el comando Insertar/Gráfico comienza a correr un asistente de cuatro pasos que, en su primera pantalla, permite seleccionar, desde la solapa Tipos estándar, los formatos predeterminados: Columnas , Barras , Líneas , Circular , XY (Dispersión) , Areas , Anillos , Radial , Superficie , Burbujas , Cotizaciones , Cilíndrico,Cónico y Piramidal . A su vez, cada uno de estos tipos principales posee varios subtipos por seleccionar.

Más allá de esto, lo importante es quizá conocer qué tipo de gráfico se adapta mejor a lo que se pretende visualizar.

 Columnas: resultan ideales para mostrar cantidades, volúmenes o comparaciones de valores. De similares características, aunque menos difundidos, son los gráficos cilíndricos, cónicos y piramidales.

 Barras: básicamente son idénticos a las columnas, sólo que orientados en forma horizontal. Sin embargo, su principal uso son las comparaciones. Por lo tanto, pueden ser excelentes para mostrar datos de ventas de diferentes re giones o el escrutinio de una votación, por ejemplo.

 Líneas: su mejor uso es para desplegar datos en función del tiempo. Por ejemplo, el nivel de ventas mensual en distintas regiones. La clave para su utilización es que los datos sean secuenciales, por lo que permiten, además, visual izar y analizar tendencias.

 Circular: se trata de los conocidos gráficos de tortas, quizá los más fáciles de interpretar, porque básicamente muestran porcentajes sin aportar mayor grado de información.

 XY (Dispersión): su uso más específico es para mostrar la relación entre dos series de datos. Concretamente, cómo se comporta una variable que depende de la otra.

 Areas: los gráficos de este tipo son particularmente útiles para mostrar cambios continuos, por ejemplo de volúmenes o consumos, en función del tiempo. Un caso práctico, el consumo de gas o electricidad en meses sucesivos.

 Anillos: básicamente son similares a los circulares, pero la posibilidad de utilizar anillos concéntricos permiten comparar distintas series. Por ejemplo, en un anillo visualizar la cantidad vendida de varios elementos y en otro el dinero que corresponde a las ventas de cada categoría.

 Radial: son poco usuales y su trama se asemeja a una telaraña. Sin embargo, pueden ser utilizados para visualizar varias series de datos sobre tres o más categorías. Estas pueden ser los semiejes que forma el cruce de dos ejes cartesianos ortogonales sobre los que se despliegan los valores de las series de datos.

 Superficie: estos gráficos en 3D son útiles para determinar la combinación entre dos series de datos que varían. Por ejemplo, es perfecto para calcular en el eje vertical la sensación térmica en función de los valores de temperatura (en el eje horizontal) y la velocidad del viento (en un tercer eje).

 Burbujas: su uso es idéntico al de los gráficos XY.

 Cotizaciones: son ideales para desplegar los precios y volúmenes operados en las ruedas bursátiles. Básicamente son similares a los gráficos de columnas.

CONSTRUIR LISTADO EN EXCEL

Para crear una lista desplegable de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos en el grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos.

Para crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco. Por ejemplo:

-Si quiere usar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, después, defina un nombre para la lista.

Cómo definir un nombre

Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre.

• Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo del barra de fórmulas.
• Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DeptsVálids.
• Presione ENTRAR.

Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable.

En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.