OBJETIVO: Utilizar la aplicación de tablas y gráficos en el programa de Microsoft
Excel para el desarrollo de cálculos, trabajos estadísticos y análisis de
información.
CONTENIDOS:
-CONSTRUCCIÓN DE LISTADOS
-APLICACIÓN DE TABLAS
-ELABORACIÓN DE GRAFICOS
TABLAS QUE SE PUEDEN GENERAR EN EXCEL
Para que la administración y el análisis de un
grupo de datos relacionados sea más fácil, puede activar un intervalo de celdas
en una tabla de Microsoft Office Excel (antes llamadas listas de Excel). Una
tabla normalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas
de hoja de cálculo a las que se ha aplicado un formato de tabla. Con las características
de una tabla, puede administrar los datos de las filas y columnas de la tabla
de forma independiente a los datos de otras filas y columnas de la hoja de
cálculo.
Una tabla puede incluir los elementos
siguientes:
Fila de
encabezado De forma
predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la
tabla tiene activado el filtrado de la fila de encabezado para que pueda
filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.
Filas con bandas De forma predeterminada, se ha aplicado
un sombreado alterno (o bandas) a las filas de una tabla para distinguir mejor
los datos.
Columnas
calculadas Al
introducir una fórmula en una celda de una columna de tabla, puede crear una
columna calculada en la que esa fórmula se aplica de forma inmediata a todas
las otras celdas de esa columna de tabla.
Fila de totales Puede agregar una fila de totales
a la tabla que proporciona acceso a funciones de resumen (por ejemplo, la
función promedio, contaro sumar ). Una
lista desplegable aparece en cada celda de la fila total para que puede
calcular rápidamente los totales que desee.
Controlador de
tamaño Un controlador
de tamaño en la esquina inferior derecha de la tabla le permite arrastrar la
tabla hasta el tamaño que desee.
¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS DE EXCEL?
Para facilitar la entrada de datos en Excel o limitar las
entradas a determinados elementos, puede
crear una lista desplegable de
entradas válidas que se compila a partir de celdas que se encuentren en otra
parte del libro. Cuando crea una lista desplegable para una celda, se muestra
una flecha. Para escribir información en dicha celda, haga clic en la flecha y
luego haga clic en la entrada que desee. Una lista desplegable no es lo mismo
que un
cuadro de lista o cuadro combinado.
FUNCIÓN DE LOS GRÁFICOS
Al ejecutar el comando Insertar/Gráfico
comienza a correr un asistente de cuatro pasos que, en su primera pantalla,
permite seleccionar, desde la solapa Tipos
estándar, los formatos predeterminados: Columnas , Barras , Líneas , Circular , XY
(Dispersión) , Areas , Anillos , Radial , Superficie , Burbujas , Cotizaciones , Cilíndrico,Cónico y Piramidal . A su vez, cada uno de estos
tipos principales posee varios subtipos por seleccionar.
Más allá de esto, lo importante es
quizá conocer qué tipo de gráfico se adapta mejor a lo que se pretende
visualizar.
Columnas: resultan ideales para mostrar cantidades, volúmenes o
comparaciones de valores. De similares características, aunque menos
difundidos, son los gráficos cilíndricos, cónicos y piramidales.
Barras: básicamente son idénticos a las columnas, sólo que
orientados en forma horizontal. Sin embargo, su principal uso son las
comparaciones. Por lo tanto, pueden ser excelentes para mostrar datos de ventas
de diferentes re giones o el escrutinio de una votación, por ejemplo.
Líneas: su mejor uso es para desplegar datos
en función del tiempo. Por ejemplo, el nivel de ventas mensual en distintas
regiones. La clave para su utilización es que los datos sean secuenciales, por
lo que permiten, además, visual izar y analizar tendencias.
Circular: se trata de los conocidos gráficos de
tortas, quizá los más fáciles de interpretar, porque básicamente muestran
porcentajes sin aportar mayor grado de información.
XY (Dispersión): su uso más específico es para mostrar la relación entre
dos series de datos. Concretamente, cómo se comporta una variable que depende
de la otra.
Areas: los gráficos de este tipo son particularmente útiles para
mostrar cambios continuos, por ejemplo de volúmenes o consumos, en función del
tiempo. Un caso práctico, el consumo de gas o electricidad en meses sucesivos.
Anillos: básicamente son similares a los circulares, pero la
posibilidad de utilizar anillos concéntricos permiten comparar distintas
series. Por ejemplo, en un anillo visualizar la cantidad vendida de varios
elementos y en otro el dinero que corresponde a las ventas de cada categoría.
Radial: son poco usuales y su trama se asemeja a una telaraña.
Sin embargo, pueden ser utilizados para visualizar varias series de datos sobre
tres o más categorías. Estas pueden ser los semiejes que forma el cruce de dos
ejes cartesianos ortogonales sobre los que se despliegan los valores de las
series de datos.
Superficie: estos gráficos en 3D son útiles para determinar la
combinación entre dos series de datos que varían. Por ejemplo, es perfecto para
calcular en el eje vertical la sensación térmica en función de los valores de
temperatura (en el eje horizontal) y la velocidad del viento (en un tercer
eje).
Burbujas: su uso es idéntico al de los gráficos XY.
Cotizaciones: son ideales para desplegar los precios y volúmenes
operados en las ruedas bursátiles. Básicamente son similares a los gráficos de
columnas.
CONSTRUIR LISTADO EN EXCEL
Para
crear una lista desplegable de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos en el grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos.
Para
crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las
entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco. Por ejemplo:
-Si
quiere usar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y,
después, defina un nombre para la lista.
Cómo
definir un nombre
Seleccione
la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee
poner un nombre.
- Haga
clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo del barra de
fórmulas.
- Escriba
el nombre de las celdas, por ejemplo, DeptsVálids.
- Presione
ENTRAR.
Haga
clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable.
En
la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
